Privaatsuspoliitika

10.04.19

Isikuandmete töötlemise põhimõtted Märjamaa Vallavalitsuses

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Märjamaa Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.


Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.


Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes Isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

Tulenevalt avaliku teabe seadusest on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.

Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Juhul kui Teie hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Alljärgnevalt on välja toodud, millisel eesmärgil ametisutuses isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.

 

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Märjamaa Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs internetis Märjamaa valla veebilehelt.

"Avaliku teabe seadusest" (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikus vaates on võimalik näha ainult isiku nime initsiaale (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole).

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie elektronkiri "Avaliku teabe seaduse" § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav.

Vastavalt "Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele" (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7)  peavad Märjamaa Vallavolikogu ja Märjamaa Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa ("Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus" § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt "Haldusmenetluse seadusele" (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

  1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
  2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
  3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes "Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt.

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta avaldatakse Märjamaa Nädalalehes juubilaride nimed, et õnnitleda  eakaid vallakodanikke. Samuti mälestatakse valla infolehes surnud vallakodanikke.

Isikud, kes ei soovi, et nende  ja nende lähedaste nimed infolehes avaldatakse, teavitagu vastavast asjaolust vallavalitsuse rahvastikuregistri spetsialisti või infolehe Märjamaa Nädalaleht toimetaja Reet Saart.


Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab Avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seaduseleavaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.


Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

  1. milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
  2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
  3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

  1. pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretäri või registrisekretäri) või ametniku vastuvõtul;
  2. esitada kirjalik taotlus (e-post marjamaa@marjamaa.ee  või post Tehnika 11, 78304 Märjamaa alev, Märjamaa vald);
  3. taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
  4. tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seaduses väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

  1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
  2.  takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  3. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 4898851, e-post marjamaa@marjamaa.ee  või post Tehnika 11, 78304 Märjamaa alev, Märjamaa vald). Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Kui vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist

 

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded:

  1. vastavalt "Rahvastikuregistri seadusele" ja "Perekonnaseisutoimingute seadusele" isikute elukohaandmete Eesti rahvastikuregistrisse kandmine, registrikande aluseks olevate andmete kogumine ja säilitamine, rahvastikuregistrist seadusega sätestatud alustel andmete väljastamine;
  2. sotsiaalhoolekande ja tervishoiukorraldusega seotud seaduste ("Sotsiaalhoolekande seadus", "Riiklike peretoetuste seadus", "Puuetega inimeste sotsiaaltoetuste seadus", "Tööturuteenuste ja  ‑toetuste seadus", "Riikliku matusetoetuse seadus", "Psühhiaatrilise abi seadus", "Ravikindlustuse seadus" jms) ning nende seaduste alusel antud õigusaktidest lähtuvalt sotsiaalhoolekande korraldamiseks, sotsiaalabi ja -teenuste osutamiseks ning rahvatervise kindlustamiseks ja tagamiseks vajalike isikuandmete kogumine ja säilitamine, andmete sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregistrisse  kandmine, andmete kontrollimine ning seaduste alusel andmete väljastamine; 
  3. "Perekonnaseadusest" tulenevalt piiratud teovõimega isikute (nii alaealiste kui ka täiskasvanute) eestkoste ja õiguste kaitse korraldamiseks vajalike isikuandmete kogumine, säilitamine ning seaduste alusel andmete edastamine ja väljastamine;
  4. "Eesti Vabariigi haridusseaduse", "Koolieelse lasteasutuse seaduse", "Põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse", "Huvikooli seaduse" ning nende alusel antud õigusaktidest lähtuvalt isikute andmete kogumine ja säilitamine, andmete Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) sisestamine ning EHISest andmete saamine ja seaduse alusel väljastamine;
  5. majandustegevusega seotud eriseaduste alusel ("Ühistranspordiseadus", "Reklaamiseadus", kaevetööde eeskiri jms) lubade väljastamiseks või vastavateks kooskõlastusteks isikuandmete kogumine ja säilitamine ning seaduse alusel väljastamine; 
  6. "Planeerimisseadusest" tulenevalt algatatud planeeringutega seotud isikuandmete ning "Ehitusseadusest" tulenevalt ehitiste ehitamise ja kasutamisega seonduvate isikuandmete kogumine ning riiklikusse ehitisregistrisse andmete  kandmine, "Ehitusseadusega" sätestatud isikuandmete kogumine ja säilitamine, kontrollimine ning seaduste alusel andmete edastamine ja väljastamine;
  7. "Maamaksuseaduse", "Maakatastriseaduse", "Maakorraldusseaduse" ja "Kinnistusraamatu seaduse" alusel maaüksuse kasutamise ja maksustamisega seotud isikuandmete kogumine ja säilitamine ning seaduste ja nende alusel antud õigusaktidest lähtuvalt maakatastrisse ja kinnistusraamatusse isikuandmete edastamine ning vastavatest registritest isikuandmete saamine, Maksu- ja Tolliametile maamaksu määramiseks andmete edastamine;
  8. maa- ja omandireformi reguleerivatest õigusaktidest lähtuvalt isikuandmete kogumine, säilitamine ja seaduste alusel andmete edastamine;
  9. "Jäätmeseadusest" tulenevate ülesannete täitmisega seotud isikuandmete kogumine ja säilitamine ning jäätmevaldajate registrisse andmete kandmine, alusandmete kogumine ja säilitamine, kontrollimine ning seaduste alusel andmete edastamine ja väljastamine;
  10. "Kalmistuseaduse" alusel maetute ning hauaplatside hooldamise ja kasutamisega seotud isikute andmete kogumine ja säilitamine, Märjamaa valla kalmisturegistrisse kandmine ning seaduse alusel andmete edastamine;
  11. "Loomatauditõrje seaduse" alusel koerte ja vajaduse korral teiste lemmikloomade üle arvestuse pidamiseks loomaomanike andmete kogumine, andmekogusse kandmine, säilitamine ja seaduste alusel edastamine; 
  12. "Võlaõigusseadusest" ja "Raamatupidamise seadusest" tulenevalt Märjamaa vallaga lepingulises suhtes olevate isikute andmete kogumine, säilitamine ning seaduse alusel väljastamine ja edastamine;
  13. eriseadustega kohaliku omavalitsuse pädevusse antud kohtuvälise menetleja ülesannete täitmisel väärteomenetluses isikuandmete kogumine ja säilitamine ning väärteomenetluses e‑toimiku menetluse infosüsteemi andmete sisestamine ning seaduste alusel väljastamine;
  14. valimisseaduste alusel ("Riigikogu valimise seadus", "Kohaliku omavalitsuse volikogu valimise seadus", "Euroopa Parlamendi valimise seadus" ja "Rahvahääletuse seadus") kandideerivate isikute ning valijate andmete kogumine ja säilitamine ning seaduse alusel väljastamine;
  15. Märjamaa vallaga töö- või teenistussuhtes olevate isikute kohta "Töölepingu seaduse" või "Avaliku teenistuse  seaduse" alusel töö- või teenistussuhteks vajalike isikuandmete, "Töötervishoiu ja tööohutuse seadusest" tulenevate isikuandmete ning "Raamatupidamise seadusest" ja "Korruptsioonivastasest seadusest" tulenevate isikuandmete kogumine, säilitamine ning seaduse alusel väljastamine, andmete Haigekassale ja kohustusliku kogumispensioni registrile edastamine;
  16. "Korruptsioonivastasest seadusest", "Raamatupidamise seadusest" ja "Kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest" tulenevalt isikute, kes oma tegevusega on Rapla valla majandus- ja finantstegevusega seotud, kohta eelmärgitud seadusest tulenevate andmete kogumine, säilitamine ja seaduse alusel väljastamine;
  17. "Avaliku teabe seaduse", märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse" ja asjaajamiskorra ühtsete aluste alusel asutusele saadetud avalduste, teabenõuete, märgukirjade, selgitustaotluste saatjate andmete kogumine, dokumendiregistrisse kandmine, säilitamine ja seaduse alusel väljastamine;
  18. "Välismaalaste seaduse" § 294 alusel Märjamaa valla territooriumil viibiva välismaalase õigusliku staatuse kohta andmete kontrollimine ning tema kohta andmete kogumine  ning seadusliku aluseta Märjamaa vallas viibivast või töötavast välismaalasest Politsei- ja Piirivalveametile teabe edastamine;
  19. avaliku korra ja vara kaitseks avalikesse kohtadesse paigutatud jälgimisseadmete kaudu isikute kujutiste salvestamine, säilitamine ja seaduse alusel väljastamine;
  20. muudel juhtudel, kui isik pöördub omaalgatuslikult ametiasutuse või omavalitsusorganite poole.

 

Toimetaja: TIINA GILL